PRIVACY: guida in 10 passi asili nido e scuole dell’infanzia

In un precedente articolo abbiamo evidenziato come cambia la normativa sulla Privacy in Italia, a seguito dell’entrata in vigore del Regolamento Europeo in materia di protezione dei dati personali. Le nuove disposizioni interessano enormemente gli asili nido e le scuole dell’infanzia, in quanto in essi vengono trattati dati personali e sensibili di utenti minori, attraverso i dati forniti dai genitori che esercitano la patria potestà. Come introdurre nella modulistica le nuove norme sul consenso di trattamento dei dati? Ed inoltre, quali sono i nuovi adempimenti in materia di gestione e di conservazione dei dati raccolti?

Per prima cosa va specificato che la nuova normativa viene ad esplicitare i principi  su cui basare, d’ora in poi, il trattamento dei dati, ma non fornisce vere e proprie linee guida; quindi, ad esempio, non impone una modalità specifica di raccolta e conservazione dati (a scelta su base informatica o su base cartacea, o su entrambe), ma chiede piuttosto di attuare le strategie per proteggere tali dati, strategie personalizzate purchè sicure. Inoltre, è importante tenere a mente che tale regolamento non abroga le leggi nazionali che disciplinano l’ambito della privacy attualmente in vigore – D.lgs n. 196 del 2003 e successive modifiche – a meno che le sue indicazioni non si trovino in contrasto con quanto indicato del GDPR.

I dati raccolti negli asili nido e nelle scuole dell’infanzia sono di due tipi:

Dati Personali: come ad esempio nome, cognome, indirizzo, n. telefono, codice fiscale, sia del minore che dell’adulto che ne esercita patria potestà.  I dati personali di cui viene in possesso il nido, sono liberamente forniti dai genitori in occasione della stipulazione dei contratti, e sono dati  necessari in quanto, in mancanza del loro conferimento, potrebbe essere impossibile fornire il servizio. Nei casi in cui la Direzione dell’ asilo nido indichi alcuni Dati come facoltativi, gli Utenti sono liberi di astenersi dal comunicare tali Dati, senza che ciò abbia alcuna conseguenza sulla disponibilità del servizio o sulla sua operatività.

Dati sensibili: i dati sensibili trattati nella gestione dell’Asilo Nido sono quelli relativi allo stato di salute del bambino o dei familiari; all’eventuale minore età di un genitore; alle convinzioni religiose se incidono sulla dieta del bambino. I dati sensibili cui viene in possesso la Direzione del nido o della scuola dell’infanzia, sono forniti dai genitori in base a quanto previsto dal Regolamento interno.

Ricordiamoci che oltre ai dati dei bambini e dei genitori, al nido e alla scuola dell’infanzia si raccolgono anche dati relativi al personale dipendente, sia di tipo personale sia di tipo sensibile (ad esempio,  documenti sullo stato di salute – gravidanza delle educatrici, o il documento obbligatorio per la legge antipedofilia).

Nel concreto, come si devono comportare gli asili nido e le scuole? Abbiamo riassunto in una guida sintetica i 10 passi fondamentali per adempiere alla Nuova Legge sulla Privacy:

 

 

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Quindi La prima cosa da fare è definire chi, tra il proprio personale, debba occuparsi di adeguare le procedure interne al GDPR. Questo però non vuol dire riformare interamente le procedure di gestione della privacy esistenti, tutt’altro, queste devono essere mantenute e utilizzate come base per lo sviluppo e l’adeguamento al nuovo regolamento.

Tre sono gli adempimenti fondamentali imposti dal GDPR:

  • La nomina di un responsabile della protezione dei dati detto “DPO” che si occuperà di formare e sensibilizzare il personale, e sorvegliare come viene attuato il regolamento
  • Predisporre il registro delle attività di trattamento dei dati, in forma scritta, che su richiesta delle autorità dovrà essere esibito

  • Nel caso di violazione dei dati, presentare denuncia entro 72 ore.

 


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